Guía práctica · registro de viajeros
SES.Hospedajes en 2026: guía práctica para propietarios
Un flujo práctico para saber qué comunicar, cuándo empieza cada plazo y cómo identificar al huésped sin recopilar una copia innecesaria de su documento.
La obligación no consiste en «subir una ficha cuando puedas». Una reserva de alojamiento puede generar dos comunicaciones distintas: una al formalizarse —o anularse— y otra cuando comienza la estancia. El Real Decreto 933/2021 exige hacerlas de inmediato y fija, en todo caso, un máximo de 24 horas.
Entre las dudas recurrentes de propietarios aparecieron fallos de acceso, certificados que no terminaban de generarse, incertidumbre sobre viviendas de temporada y temor a enviar mal los datos. Aquí convertimos esas preocupaciones en un flujo que se puede comprobar.
Esta es una guía general sobre la norma estatal. No sustituye una revisión jurídica ni las instrucciones que Interior muestre en tu cuenta de SES.Hospedajes.
La respuesta corta: qué tienes que hacer
Si explotas una vivienda turística o prestas alojamiento a cambio de un precio en España, empieza por estas cuatro comprobaciones:
- Da de alta la actividad o el establecimiento dentro de los diez días siguientes a completar los trámites administrativos exigibles y, en cualquier caso, antes de comenzar a alojar personas. Mantén actualizados sus datos.
- Recoge los datos exigidos, pero no una copia indiscriminada del documento de identidad.
- Comunica la reserva o contrato y también su anulación, si se produce.
- Comunica el inicio efectivo del servicio, comprobando quiénes se alojan finalmente.
En los dos últimos pasos el plazo es inmediato y nunca superior a 24 horas. No conviene esperar al final de la estancia ni agrupar todas las entradas de la semana.
Infografía editorial · los dos relojes de una reserva
Reserva
Registra la formalización, sus datos y cualquier anulación.
Primer reloj
La comunicación debe hacerse de inmediato y, como máximo, en 24 horas.
Llegada
Identifica a las personas alojadas y el inicio efectivo del servicio.
Segundo reloj
El inicio de la estancia activa otra comunicación con el mismo límite.
La plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior es el canal habilitado para el registro y la transmisión. La obligación nace del Real Decreto 933/2021, no de Airbnb, Booking ni de la aplicación que uses para automatizar el check-in.
A quién afecta y qué cambia si alquilas de forma no profesional
El real decreto se aplica en todo el territorio nacional a las actividades de hospedaje, con independencia de la modalidad, la personalidad del titular o la organización empleada. Incluye a personas físicas o jurídicas que desarrollan la actividad y también a intermediarios y plataformas en los términos de la norma.
Hay un matiz importante para el pequeño propietario: quien desarrolla hospedaje de manera no profesional queda exceptuado de la obligación de llevar y conservar el registro informático del artículo 5, pero no queda fuera de las comunicaciones del artículo 6. La propia norma permite que esas comunicaciones no profesionales se hagan por medios no telemáticos según el procedimiento que se determine.
Los sujetos obligados profesionales sí deben conservar durante tres años el registro informático del artículo 5, contados desde que termina el servicio. Ese registro obligatorio no es lo mismo que las evidencias técnicas que conviene guardar cuando falla una transmisión.
Eso no significa que baste con declararse «particular». La calificación depende de cómo se desarrolla la actividad y de las instrucciones aplicables al caso. Si dudas sobre tu condición o gestionas varias viviendas, acláralo antes de elegir proceso y herramienta.
También conviene separar tres trámites que suelen mezclarse:
- la inscripción turística autonómica;
- la compatibilidad urbanística y los permisos municipales;
- el registro y comunicación de viajeros ante Interior.
Cumplir uno no da por cumplidos los otros.
Los dos momentos que activan el plazo de 24 horas
El artículo 6.3 fija dos puntos de partida:
- cuando se realiza la reserva o se formaliza el contrato, así como cuando se anula;
- cuando empiezan los servicios contratados, es decir, con la entrada efectiva.
Una reserva hecha con meses de antelación no se resuelve enviando solo el parte el día del check-in. Y una reserva comunicada correctamente no elimina la segunda transmisión si finalmente cambian los viajeros o no se presenta alguna persona.
Desliza la tabla lateralmente para verla completa.
| Momento | Acción | Plazo | Qué revisar |
|---|---|---|---|
| Antes de operar | Alta del establecimiento o actividad | ≤ 10 días desde los trámites exigibles y siempre antes del ejercicio efectivo | Titular y establecimiento |
| Reserva o contrato | Datos de la operación; también su anulación | Inmediato y, en todo caso, ≤ 24 h | Contrato, viajeros y pago exigidos por el anexo |
| Inicio del servicio | Entrada efectiva de las personas alojadas | Inmediato y, en todo caso, ≤ 24 h | Personas que finalmente se alojan |
| Menores de 14 | No firman el parte | Con la comunicación correspondiente | Sus datos los facilita el adulto acompañante |
Como método operativo —no como una lista de estados impuesta por la norma— resulta útil tratar cada comunicación como un evento pendiente, enviado, aceptado o con error. Una hoja de cálculo puede bastar para una sola vivienda si se actualiza con disciplina; con varias reservas simultáneas, interesa que el sistema deje historial y avise de lo pendiente.
Qué datos se recogen y cuáles no
El anexo del real decreto no contiene una única lista plana. Separa información del establecimiento, de la persona titular, de la operación, de los viajeros y del pago. Por eso circulan cifras incompatibles sobre «cuántos datos pide SES»: unas cuentan solo al viajero y otras suman contrato y transacción.
Para trabajar sin confusión, organiza el formulario por bloques:
- establecimiento y titular: identificación y localización de la actividad;
- contrato o reserva: referencia, fechas, número de viajeros e inmueble;
- personas alojadas: nombre, apellidos, documento y demás campos exigidos;
- pago: modalidad y datos que correspondan según el anexo vigente;
- relación con menores, cuando resulte aplicable.
Las personas mayores de 14 años deben firmar su parte de entrada. Para menores de 14, los datos los facilita la persona adulta que los acompaña. La obligación alcanza a todas las personas que se alojan, no solo a quien hizo la reserva.
Antes de copiar una plantilla encontrada en internet, compárala con el formulario vigente de SES.Hospedajes. Un campo puede cambiar, ser condicional o pertenecer a otro bloque.
Por qué no debes pedir una foto del DNI
La Agencia Española de Protección de Datos aclaró en junio de 2025 que la recogida de información prevista por el real decreto no autoriza a solicitar una copia del DNI o del pasaporte. La copia contiene datos adicionales —fotografía, CAN o fecha de caducidad, entre otros— y eleva el riesgo de suplantación.
Hay que distinguir tres acciones:
- recoger los datos que exige la norma;
- comprobar que corresponden a una persona real;
- conservar una imagen completa del documento.
Las dos primeras pueden ser necesarias; la tercera no queda justificada por el RD 933/2021. La AEPD considera suficiente la comprobación visual en un proceso presencial y propone, para procesos online, mecanismos como certificado digital, contraste con el medio de pago o un código enviado al teléfono o al correo.
No adoptes un sistema solo porque «escanea documentos». Pregunta qué información extrae, qué imagen conserva, durante cuánto tiempo, dónde se aloja y quién actúa como encargado del tratamiento. Si guarda la fotografía completa, exige una base jurídica y una evaluación clara.
Un flujo práctico para una sola vivienda
No necesitas empezar con una automatización compleja. Este proceso manual deja menos huecos que mezclar correos, capturas y notas sueltas:
1. Al confirmar la reserva
Crea una referencia interna. Anota fecha de formalización, canal, fechas de estancia, inmueble, número previsto de personas y estado de la primera comunicación. Envía al responsable de la reserva un formulario que pida solo los campos necesarios.
2. Antes de la llegada
Revisa que todas las personas estén identificadas y que los datos obligatorios estén completos. No des por bueno que el nombre de la reserva representa a todo el grupo. Aclara cómo se verificará la identidad sin pedir una fotografía integral del documento.
3. Al comenzar la estancia
Comprueba quién ha llegado realmente, resuelve cambios y activa el segundo reloj. Si una persona se incorpora después, registra el hecho y aplica el procedimiento correspondiente en lugar de modificar silenciosamente el expediente anterior.
4. Después del envío
Conserva el identificador, justificante o respuesta que genere el sistema. Marca el evento como aceptado solo cuando exista confirmación, no al pulsar el botón. Si delegas en una gestora, pide acceso a los justificantes: externalizar la tarea no debería dejarte sin prueba.
Qué guardar cuando SES.Hospedajes falla
Una caída técnica no convierte automáticamente una comunicación tardía en correcta. Sí hace razonable documentar el incidente y seguir intentándolo.
Guarda, sin incluir más datos personales de los imprescindibles:
- fecha y hora del intento;
- tipo de operación que estaba pendiente;
- mensaje o código de error;
- captura limitada al error, evitando mostrar datos de huéspedes;
- hora de cada reintento;
- justificante del envío aceptado;
- incidencia abierta con soporte, si existe.
El objetivo es doble: recuperar la operación cuanto antes y poder reconstruir qué ocurrió. Un sistema que reintenta sin mostrar historial no es suficiente; y una captura sin reintento tampoco.
Las dudas analizadas no se limitaban a qué aplicación usar: también preguntaban qué hacer cuando la plataforma no respondía y cómo demostrar los intentos. Cualquier sistema debe evaluarse en esa situación, no solo por lo rápido que funciona una reserva perfecta.
Errores frecuentes que conviene corregir
Enviar solo la entrada. Se omite el evento de reserva o contrato, que tiene su propio plazo.
Registrar solo a quien paga. La norma se refiere a las personas usuarias del hospedaje.
Confundir identificación con copia. Verificar el documento no equivale a conservar una fotografía completa.
Dar por enviado lo que está en cola. Hace falta una confirmación o justificante final.
Usar un formulario antiguo. El anexo, la interfaz o las instrucciones pueden haber cambiado.
No definir responsable. Si propietario, coanfitrión y gestora creen que lo hará otro, el plazo sigue corriendo.
Guardar datos indefinidamente. La conservación debe corresponder a la obligación aplicable y a la condición profesional o no profesional; no se amplía «por si acaso».
La pregunta decisiva para cualquier proveedor es sencilla: «¿puedo ver por cada reserva qué se comunicó, cuándo se aceptó y qué ocurrió si falló?».
Fuentes, límites y actualización
Este artículo se apoya principalmente en los artículos 3 a 8 y en el anexo del Real Decreto 933/2021, en la información pública del Ministerio del Interior y en el criterio de la AEPD sobre copias de documentos. Fuentes consultadas el 2 de septiembre de 2026.
La elección del tema partió de categorías agregadas y preguntas recurrentes de propietarios; no se publican testimonios ni datos personales. La trazabilidad del proceso se explica en la metodología editorial.
El texto se ha revisado documentalmente, pero no por un profesional jurídico externo. La interfaz de SES.Hospedajes y sus instrucciones operativas pueden cambiar. Comprueba siempre el formulario que aparezca en tu cuenta. Regestic es un producto de CasaConfortable; la metodología editorial de Regestic explica la responsabilidad, las fuentes y el canal de correcciones.